単なるチャットツールではない!マイクロソフトのTeamsが素晴らしかった

単なるチャットツールではない!マイクロソフトのTeamsが素晴らしかった

コミュニケーションツールというよりは、IT HUBのTeams

もともと、うちのグループだけ独自にSlackを使って連絡を取り合っていた。おかげでメールは激減し、標的型攻撃を含め、脅威はかなり減った。

それを見てかどうか知らないが、全社的にチャットツールを使い、社員間の連絡は基本メールを使わないようにしようということで、「マイクロソフトのTeamsを使え」という業務指示が飛んできた。

LINE WORKSでなくてよかったと思ったけど(LINE使えという話だったら、上層部に徹底的に抗議してた)、MSかぁ、でも最近マイクロソフトのツールっていいからなぁと導入してみた。

そしたら、これがいいのなんの。まだ1-2日ほどしか使い込んでないけど、すでに「Slackよりいいじゃん!」と思い始めてる。

ということで、「こういう使い方が気に入ってる」というのをいくつか紹介。Teamsの使い方やMSのアカウントの作り方なんかは省略するので、そのへんはぐぐってくださいまし。

Wikiは議事録スペースにする

TeamsにはデフォルトでWikiが用意されてる。テキストベースのナレッジデータベースなわけだけど、ここに議事録を溜めていくことにした。

誰かが議事録をアップすると、そこへ追記するのも簡単だし、議事録の共有スペースとしてはとても向いてると思う。

Trelloと連携して、プロジェクト管理

プロ管は常にPMの悩みどころ。きっちりスケジュール管理表なんか作るとメンテが面倒で結局使わなくなる。

かといって、世の中のガントチャートを使うと、これも面倒だったり、有料だったりで使わなくなる。

PMが見たいのは「どんな案件が動いているんだっけ?」ということと、「あの案件、今どんなステータスだっけ?」というシンプルなもの。

詳しいことが知りたければ、担当者に確認すればいいだけだから。その「確認前の情報確認」をしたいわけだ。

そこでTrello。こういう用途には打って付け。

Trelloの解説サイトで見かけた使い方で、それを真似させてもらった。うちの部署はある製品を作って、それを販売したり、サービス提供したりしているので、その製品/サービス用の項目を1つ立てる。

立てたら、ボードは3つだけ作る。すなわち「未進行」「進行中」「完了」。

営業が案件を取ってきたら、まず「未進行」にカードを登録する。簡単でいい。「6月29日〜社より発注受け取り。7月2日にスタート」とか。

その案件が実稼働に入ったら、技術の担当者がそのカードを「進行中」に移す。そして追記する。「7月2日疎通確認オーケー」とか。

検収が上がったら、そのカードを「完了」に移動して終了。

これです。このシンプルでかつ視認性のいいプロ管をしたかった。

似たようなツールにマイクロソフトが後発で出してきたPlannerというツールがあり、Teamsでも使えるけど、ざっと見た感じ、いろいろ機能がありすぎて自分的にはパス。Trelloの方がシンプルで分かりやすい。

自分専用のPrivateチームを作って、ポータルボードにする

これがTeamsの真骨頂ではないかと勝手に思ってる。

Teamsはいろんなサービスと連携できるので、直接社内のメンバーと関係のないことは自分だけのチームを作って、そこにサービスをどんどん追加しておけばいい。

どうせ業務時間中はTeamsアプリを起動しっぱなしにするんだから、ここですべてが完結することを目指す。

特に「Webサイト」の追加が超絶便利

「+」ボタンを押すと、今連携できるサービス一覧が出る。365アプリ(PPTとかエクセルとか)は「まぁ便利だね」だけど、ここで編集するぐらいならローカルで編集するわな。動作が重いから。

それよりは「Webサイト」の追加が超絶便利。ガシガシ登録しよう。

注意すべきは、登録できるwebサイトはhttpsのみ。httpは登録できない。ただ、回避方法はあるので後述。

まずもって便利なのがoffice365のoutlookページを登録すること。

これによって、Teamsでメールを確認できるようになる。メールソフトを立ち上げる必要もないし、webメーラとしてチェックできるので、万一マルウェアなんかが添付されていても、ローカルPCが感染する心配はない。ローカルのディスクも喰わないのもいい。ローカルのメーラから365のアカウントを削除してもいいかなと思い始めた。

あとはNagiosを登録して、ここからサーバのヘルスチェックしたり、

MRTGを登録して、リソース監視したり。

意外と便利なのが、Yahooの天気予報ページを登録すること。簡単に天気をチェックできる。Yahooは全ページがhttpsになっているので、そのままURLを登録できる。

あとはGoogle Keepを登録して、ここでメモを管理することもできる。当然httpsなので、そのまま登録可能。

httpサイトの回避方法

httpsしか登録できないのだけど、httpサイトも閲覧可能にすることはできる。制限はあるけど。

まず、自分でhttpsサイトを作る。Teamsにhttpsサイトを登録する時のSSL証明書が自己証明書だとNGなので、Let’s EncryptあたりでちゃんとしたCAの証明書を設定しよう。

で、httpsサイトを作ったら、Teamsに表示したいhttpサイトのリンクページを作り、それをTeamsに登録する。

わけあって、フリーのグループウェアAipoをhttps運用できないので(プラグインの問題)、上記のようにaipoへのリンクページをhttpsサイトに登録し、そのリンクをクリックすると、httpサイトであっても無事表示される↓

ただし、ページが遷移する場合は適さない。戻るボタンを押しても前のページに戻れないからだ。

だから、基本的には情報閲覧ページであったり、aipoのようにスケジュール登録がポップアップで完結するようなサイトでないと使いにくい。

けど、ページ遷移がないようなサイトだと普通に使えるので、めちゃ便利。

次は・・・

今の段階でも超絶便利なマイクロソフトのTeams。もうSlackには戻れん。

チャットツール、コミュニケーションツールというよりは、業務HUBだと思ってる。すべての情報がここに集約される感じ。

そして、次取り組みたいと思っているのが、マイクロソフトのチャットボットだ。今MSはフリーで開発環境を提供してくれている。

Microsoft Bot Framework

ここで作ったボットがTeamsでも動くようなので、たとえば「あのお客さんと打ち合わせした時、期限いつだったっけ?」とボットに問い合わせると、wikiの議事録群から拾い出してくれる・・・そんな使い方ができるのではないかと思ってる。

いやぁ、いいよ、マイクロソフト。すっかり気に入ったよ。

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